Ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის: როგორ მუშაობს იგი?

ელექტრონული დოკუმენტის მართვა (EDM) - სწრაფი გზა ინფორმაციას ეფუძნება გამოყენების ელექტრონული დოკუმენტების ვირტუალური ხელმოწერები. მან დიდი ხანია აღიარებულია განვითარებულ ქვეყნებში სამყაროს, როგორც ეფექტური ინსტრუმენტი ოპერატიულ ბიზნესი.

გული

ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის - კომპლექტი პროცესების შესაქმნელად, დამუშავება, ადმინისტრაცია, გადაცემა, შეძენა, ტექნიკური, გამოყენება და განადგურება დოკუმენტები. ყველა ეს პროცესი ხორციელდება შემოწმების შემდეგ მთლიანობისა და მიღების დადასტურება დოკუმენტები.

წესები დოკუმენტბრუნვის შორის იურიდიული პირების მიერ ხორციელდება მხარეთა შეთანხმებით. ინფორმაციის გაცვლა ხორციელდება საშუალებით ტელეკომუნიკაციის საშუალებები და დოკუმენტაცია ინახება ელექტრონული მედია. ვარგისიანობის ვადა საბუღალტრო ინფორმაცია არ უნდა აღემატებოდეს, რომელიც არის საკანონმდებლო დონეზე.

ორგანიზაციებს შეუძლიათ ერთმანეთთან ფორმალური და არაფორმალური დოკუმენტების ხელმოწერა მონაწილეებს. ბიზნეს სექტორში ეს შეიძლება შეიცავდეს: ინვოისები, ხელშეკრულებები, ინვოისები, ხელშეკრულებების, შეთანხმებების, ბრძანება, განცხადება, მინდობილობების, და ა.შ. ინფორმაცია შეიძლება გადაეცეს სახით ტექსტი, tabular და გრაფიკული ფაილი.

იმ მიზნით, რომ დანერგვა EDI

წინაპირობა დანერგვა EDI შეიძლება იყოს:

• შემცირება რუტინული სამუშაოს;
• შემცირება დოკუმენტების დაკარგვისას;
• "გამჭვირვალე" მუშაობა დოკუმენტები;
• გაზრდის შესრულება დისციპლინის - გამჟღავნება დოკუმენტების ფარგლებში განსაზღვრულ დროს, და ა.შ ...

მათ შორის რაოდენობრივი სამიზნეების შეიძლება განისაზღვრა შემდეგნაირად:

• შემცირების დროს ასრულებს დოკუმენტს 10-ჯერ.
• შემცირება ოფისის ხარჯები ნახევარი.

ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის: როგორ მუშაობს

შესაბამისად, შიდა კანონმდებლობის შესაბამისად, ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის ტარდება ორივე მხარის თანხმობით. მონაცემთა გაცვლის, აუცილებელია, რომ ყველა მონაწილე იყო დაკავშირებული მოწყობილობების ოპერატორი. შემდეგი, მომხმარებელს სჭირდება თხოვნით რჩეულებში სია პარტნიორები. დადასტურების სისტემის მონაწილეებს შეუძლია დაუკავშირდეს.

EDI მოდული უნდა შეასრულოს შემდეგი ფუნქციები:

• მოიწვიე მხარეებმა მონაცემების გაცვლა.
• გენერირება მისამართი წიგნი.
• ინტეგრირება საბუღალტრო პროგრამული უზრუნველყოფა, როგორიცაა 1C.
• შესვლა და encrypt დოკუმენტები.
• სტრუქტურა მიმოწერა.
• მონიტორის სტატუსის წერილები.

ელექტრონული დოკუმენტი შორის ორგანიზაციებმა გამოყენებით სერთიფიკატები. დაკავშირების სერვერზე და ავტორიზაციის ხორციელდება პერსონალური ციფრული სერთიფიკატი. ელექტრონული ხელმოწერის გაიცემა თითოეული მომხმარებლის სისტემა, ინახება ელექტრონული მედიის დაცული და Token PIN კოდი. შესახებ უნდა შევა მათი შესვლა დაგავიწყდათ პირად ოფისში. მხოლოდ ამის შემდეგ მიიღებს ხელმისაწვდომობის საბუთები.

ინიცირება გაცვლის პროცესში შეუძლია ნებისმიერი ორგანიზაციის წევრი, დაკავშირებული სისტემა. სანამ თქვენ გააგზავნით დოკუმენტი სხვა პარტიის, უნდა იყოს ხელმოწერილი ელექტრონული ხელმოწერა. ეს ოპერაცია ხორციელდება საშუალებით "Crypto" პროგრამა. დოკუმენტი იგზავნება მეშვეობით EDI. კონტრაქტორი თანამშრომელი იღებს შეტყობინებას ახალი დოკუმენტი. თუ იგი ეთანხმება მას, მან ასევე აყენებს EDS. თუ თქვენ გსურთ ცვლილებების თანახმად, ის ქმნის ახალ ელექტრონული ვერსია. დასრულების მონტაჟი გსურთ შეინახოთ ნებისმიერი ცვლილების გამოყენებით ელექტრონული ხელმოწერა. დოკუმენტი იგზავნება ცვლილებები კონტრაგენტის. საჭიროების შემთხვევაში, რათა ელექტრონული შესაბამისი ინფორმაცია.

თუ გსურთ კიდევ ერთხელ ცვლილებები, მაშინ მთელი პროცედურა განმეორდება. თუ პრეტენზია, რომ ახალი ვერსია არ არის, რომ ეს დოკუმენტი პატივს სცემენ. საბოლოო ნიმუში ითვლება აწერს ორი ელექტრონული ხელმოწერა. Ce დოკუმენტი ვერსიები ინახება სერვერზე და ხელმისაწვდომია ათვალიერებენ. ერთხელ ნიმუში მოცემულია სტატუსი მიმდინარე, შეცვალოს დოკუმენტი არ იმუშავებს. იმედგაცრუებული ხელშეკრულებების სტატუსი მიენიჭა "დაიხურა". აი, როგორ უნდა მიიღოს ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის.

ტექნიკა

რა არის საჭირო ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის? პირველ რიგში, თქვენ უნდა აირჩიოთ მომსახურების მიმწოდებელი და დააყენოთ სპეციალური პროგრამული ინფორმაციის გაცვლა. მეორე, თითოეული საპირისპირო, რომლითაც ორგანიზაცია გეგმავს ჩაატაროს ელ, თქვენ უნდა მოაწეროს შეთანხმებას "გაცვლის ელექტრონული დოკუმენტები."

ეს არის ასევე აუცილებელია, რათა EDI სერვერზე რომელიც შესანახად ყველა დოკუმენტი. ეს შეიძლება იყოს როგორც მომხმარებელს და მოწყობილობები, "ღრუბელი" შენახვის. დაშვება მონაცემების სისტემის გარეთ გამოყენების გზით, რომელიც დამონტაჟებული აღჭურვილობა ორგანიზაცია. კომპიუტერული ურთიერთქმედება სერვერის კეთდება მეტი HTTP პირობითი SSL შიფრირების 128. დოკუმენტების ხელმისაწვდომობა ჩვეულებრივი ხორციელდება მხოლოდ მეშვეობით ინტერფეისი პროგრამა და გავლის შემდეგ ავტორიზაციის.

EDC პროექტის

პროცესის ავტომატიზაციის პროექტი შეიძლება გაგრძელდეს რამდენიმე თვიდან რამდენიმე წლის განმავლობაში. ვადა დამოკიდებულია რაოდენობის პროცესები, რომ უნდა ავტომატიკა, რესურსი და ფინანსური შესაძლებლობების ორგანიზაცია. მოკლე ჩართვა ახორციელებს EDC შემდეგი რედაქციით:

• შექმნა სამუშაო ჯგუფი.
• ფორმირება მიზნების, ვადების და ბიუჯეტის.
• შესწავლა არსებული პროცესები.
• განვითარება სამუშაოს.
• Vyrob EDI სისტემა.
• შეთანხმების გაფორმების განხორციელების SED.
• მიღების რეგულირებას.
• შევსება სისტემის საიტები.
• პერსონალის მომზადება.
• მიმდინარეობს წინასწარი ტესტები.
• გამოქვეყნების განხორციელების SED მიზნით.
• შემდგომი განვითარება და პროგრამული უზრუნველყოფის მუშაობის წესები.
• დაწყებას საპილოტო პროექტი.
• სრულმასშტაბიანი გადასვლის EDI.

EDI განხორციელების შეცდომები

პროცესში ავტომატიზაციის დოკუმენტები უნდა მიექცეს განსაკუთრებული ყურადღება პროცესები, რომელიც კანონით მოითხოვს თანდასწრებით ქაღალდის გადამზიდავი. Duplicate ქაღალდის დოკუმენტების ელექტრონული შეუძლებელია. ეს მნიშვნელოვნად ანელებს მუშაობის პროცესში და გამოიწვიოს უარყოფითი დამოკიდებულება ავტომატიზაციის პროცესი. განხორციელების ორმაგი სამუშაო არავინ აქცევს.

In განხორციელების პროცესში ახალი რეგულაციები უნდა შემუშავდეს მუშაობა დოკუმენტები, მატარებლის თანამშრომლები, და მხოლოდ ამის შემდეგ ჩაერთოს სრული განხორციელება. ეს მიიღწევა მხოლოდ იმ შემთხვევაში თუ გადმოცემა თანამშრომელი სარგებელი გამოყენებით ახალი ტექნოლოგიები.

კიდევ ერთი პოპულარული შეცდომა - ცუდი კვლევა, მაგრამ მოთხოვნებს. თუ მომხმარებლებს აქვთ მუშაობა unconfigured სისტემა, მაშინ პროცესი EDI განსხვავდება, რომ მიღებული ორგანიზაცია.

ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის: დადებითი და უარყოფითი მხარეები

უპირატესობები:

• შემცირება წინ ორიგინალური დოკუმენტების mail ხარჯები.
• გადარჩენა სივრცეში შენახვის დოკუმენტები. ეს ყველაფერი ინახება ელექტრონული ფორმით.
• მარტივი გამოყენება. გაგზავნის დოკუმენტის ხორციელდება ერთ ადგილას. სწრაფი ძებნა დოკუმენტი მიერ განხორციელებული შემოწმება (გაგზავნილი, მიღებული და მიღებული r. დ).
• მომენტალური მიწოდების. ყველა ინფორმაციას იღებს გაგზავნილი მიმღები რამდენიმე წამში.
• დოკუმენტი არ შეიძლება დაკარგა მდე გასვლის მისი შენახვის სისტემა.

უარყოფითი მხარეები:

• იმისათვის, რომ გამოიყენოთ პროდუქტის თქვენ უნდა შეიძინოს ლიცენზია, რომელიც ფული ღირს.
• ინფორმაცია ხშირად მხოლოდ მონაწილეთა შორის იგივე სისტემა.
• ელექტრონული დოკუმენტების შორის ორგანიზაციების 1C ან ნებისმიერი სხვა პროგრამული განსხვავდება ადრე გამოყენებული სქემა. ერთად დანერგვა ახალი ალგორითმი, ყველა თანამშრომელი გაქვთ შეკითხვები ქცევის ბიზნეს.
• ტექნიკური აღჭურვილობა. სანამ დანერგვა EDI ორგანიზაცია უნდა შეიძინოს აღჭურვილობა და მოამზადოს პერსონალის მართვის ახალი სისტემა.
• EDM ხორციელდება გამოყენებით ელექტრონული ხელმოწერა, რომლის მოქმედების ვადა 1 წელი. აუცილებელია მონიტორინგი და დროულად განაახლოთ სერთიფიკატები. ეს არის ასევე აუცილებელია კონტროლი ქმედებები კონტრაქტორებს სერტიფიკატები, რათა თავიდან ავიცილოთ პრობლემები საგადასახადო.

სამართლებრივი რეგულირება

რა ნორმატიული აქტების რეგულირდება ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის? რუსეთის კანონმდებლობა მოიცავს ფედერალური კანონი №63 «ელექტრონული ხელმოწერა", წესების დოკუმენტების ფედერალური საგადასახადო სამსახურის რეგისტრირებული ბრძანებით საქართველოს ფინანსთა სამინისტროს ნომერი MMV-7-2 / 168. ორგანიზაციები EDI შორის ბრძანებებს საფუძველზე ფინანსთა № 50n. პირობები პირველადი საბუღალტრო დოკუმენტაციის გაცვლის ელექტრონულ ფორმატში გათვალისწინებული ფედერალური საგადასახადო სამსახურის შეკვეთის ნომერი MMV-7-6 / 36 @. ყველა ოპერატორების EDM პროცესი საქმიანობას უნდა იხელმძღვანელოს ორდენი ფედერალური საგადასახადო სამსახურის № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის "VLSI" აძლევს მომხმარებელს შემდეგი უპირატესობები:

• შეგიძლიათ გააგზავნოთ დოკუმენტების ნებისმიერი ორგანიზაცია, რომელიც რეგისტრირებულია საქართველოს ტერიტორიაზე რუსეთის ფედერაციის მხრიდან. თუ კონტრაგენტი მხარე არ არის, რომ "VLSI" სისტემა, თანამშრომელი უბრალოდ დავუკავშირდეთ წარმომადგენელი ორგანიზაცია და გაუგზავნოთ ელექტრონული ფოსტით მოწვევა მონაწილეობა სისტემა. შემდეგ დაუყოვნებლივ დადასტურება ინფორმაციის გაცვლის მონაწილეებს შორის განხორციელდება შუამავლების გარეშე.
• დააინსტალირეთ პროგრამული უზრუნველყოფა კომპიუტერული საჭირო არ არის. საკმარისი აქვს მიმდინარე ვერსია ბრაუზერში და ინტერნეტი.
• მუშაობა მონაცემები არ გჭირდებათ სპეციალური პროგრამა. იმ შემთხვევაში, თუ თავდაპირველად მომზადებული მესამე მხარის პროგრამული უზრუნველყოფა, როგორიცაა 1C, შესაძლებელია კონფიგურაციის ინტეგრაციის "VLSI" სისტემა.
• სტანდარტული ფორმა დოკუმენტი არ არის მითითებული. შეგიძლიათ გაგზავნოთ ტექსტური, ცხრილების ფაილები, სურათები და ასე შემდეგ. D.

SKB "kontur"

ერთ-ერთი პირველი, პროგრამული უზრუნველყოფის დეველოპერებს რუსეთში, ასევე ჩართული მიწოდების მოწყობილობა, რომლის მეშვეობითაც ელექტრონული დოკუმენტების ორგანიზაციებს შორის. "კონტური" DiaDoc განვითარებული სისტემა, რომელიც გაცვლის ელექტრონული დოკუმენტები. თვისება არის ის, რომ ხელმისაწვდომობის მონაცემები შეიძლება იყოს მიღებული, ხოლო მის ფარგლებს გარეთ. ამ მიზნით, კომპანიამ შეიმუშავა in როუმინგული ტარიფები. თუ სასურველი, mono ხელმისაწვდომობის მონაცემების საშუალებით API.

რა უნდა?

დაკავშირება EDI, კომპანიებმა უნდა ყიდვა:

• ლიცენზირებული პროგრამული უზრუნველყოფა;
• სერვერზე;
• განახლება აღჭურვილობა;
• მატარებლის პერსონალი;
• სახის და ინტეგრირება ECM გამოყენება შიდა პროგრამა.

ასეთი ინვესტიციები უნდა განახორციელოს, რათა დაკავშირება ელექტრონული დოკუმენტის შორის ორგანიზაცია? ჩართვის ღირებულება საკონსულტაციო ტექნიკური მხარდაჭერა, და პროგრამული უზრუნველყოფის განახლება მაგრამ - მეორე ეტაპზე საინვესტიციო. ეს ხარჯები უნდა გადაიხადოს ყოველთვიურად.

დასკვნა

შეცვლის ქაღალდის დაფუძნებული e-mail ჩამოდის. ის არა მხოლოდ ამცირებს ღირებულება ჩაატარებს პროცესების, არამედ ზრდის ეფექტურობას ბიზნეს, როგორც მთელი. იმისათვის, რომ EDI წარმატებით ფუნქციონირებს, თქვენ უნდა მკაფიოდ ფორმულირება, მიზნების განხორციელებას სისტემა შეცვალოს აღჭურვილობა სწორად.